Contrato de inscripción para escuela deportiva: cláusulas modelo listas para adaptar

Un contrato de inscripción de escuela deportiva debe dejar por escrito, como mínimo: quiénes firman (la escuela y el acudiente del menor), qué servicio se presta y en qué horario, cuánto cuestan la inscripción y la mensualidad, cuándo se pagan, qué pasa si hay mora o retiro, cómo se manejan la salud y las lesiones, y las autorizaciones de datos personales y de uso de imagen. Abajo tienes cláusulas modelo para cada punto.

En resumen

Las normas que debes tener a la mano

Cláusulas modelo

Reemplaza lo que está entre corchetes. Mantén la numeración: así, cuando surja una duda, todos hablan de la misma cláusula.

Primera. Partes

"Entre [NOMBRE DE LA ESCUELA], identificada con NIT [NÚMERO], representada por [NOMBRE], en adelante LA ESCUELA, y [NOMBRE DEL ACUDIENTE], identificado con cédula [NÚMERO], quien actúa como representante legal del deportista [NOMBRE DEL MENOR], nacido el [FECHA], en adelante EL ACUDIENTE, se celebra el presente contrato de inscripción."

Segunda. Objeto

"LA ESCUELA prestará al deportista el servicio de formación deportiva en [DEPORTE], en la categoría [CATEGORÍA], con una frecuencia de [N] sesiones semanales de [N] minutos, en [SEDE], según el horario publicado. LA ESCUELA podrá cambiar horarios o sede por causas justificadas, avisando con al menos [N] días de anticipación."

Tercera. Valor y forma de pago

"EL ACUDIENTE pagará una inscripción única de $[VALOR], que incluye [KIT, CARNET, PÓLIZA, ETC.], y una mensualidad de $[VALOR], pagadera dentro de los primeros [N] días de cada mes, por los medios que LA ESCUELA habilite (pago en línea, transferencia o efectivo con comprobante). La mensualidad se cobra durante [N] meses al año; [MES O MESES] no se cobran. El valor se revisa una vez al año y cualquier cambio se avisará por escrito con al menos un mes de anticipación."

Cuarta. Mora

"Si la mensualidad no se paga en la fecha acordada, LA ESCUELA podrá cobrar un recargo de $[VALOR] por mes vencido [solo si la escuela decide aplicarlo]. La mora no implica el retiro automático del deportista. Después de [N] mensualidades vencidas, LA ESCUELA podrá suspender la participación en torneos o el servicio, previo aviso escrito de [N] días al ACUDIENTE."

Quinta. Retiro y reembolsos

"EL ACUDIENTE puede retirar al deportista en cualquier momento avisando por escrito a LA ESCUELA. Si avisa antes del día [N] del mes, no se causará la mensualidad del mes siguiente. La inscripción no es reembolsable una vez entregado el kit o iniciadas las clases. Las mensualidades pagadas por adelantado de meses no iniciados se reembolsarán dentro de los [N] días hábiles siguientes a la solicitud."

Sexta. Salud y aptitud física

"EL ACUDIENTE declara que el deportista está afiliado al sistema de salud ([EPS]) y que no conoce condición médica que le impida practicar el deporte, o informa las siguientes: [CONDICIONES]. EL ACUDIENTE se compromete a informar cualquier cambio. LA ESCUELA podrá pedir un certificado médico de aptitud deportiva."

Séptima. Lesiones, primeros auxilios y póliza

"En caso de lesión, LA ESCUELA prestará los primeros auxilios básicos, contactará al ACUDIENTE y, si es necesario, trasladará al deportista al centro de salud más cercano. [LA ESCUELA cuenta / no cuenta] con póliza de accidentes personales para sus deportistas con [ASEGURADORA], cuyas coberturas se entregan como anexo."

Octava. Entrega y recogida del menor

"El deportista solo será entregado al ACUDIENTE o a las personas autorizadas por escrito: [NOMBRES Y CÉDULAS]. LA ESCUELA no se hace responsable del menor antes de [N] minutos del inicio ni después de [N] minutos del final de la sesión."

Novena. Datos personales

"EL ACUDIENTE autoriza a LA ESCUELA para tratar los datos personales suyos y del deportista con las siguientes finalidades: gestionar la inscripción, los cobros, la asistencia, la comunicación sobre la actividad y la seguridad del menor. Los datos de salud se usarán solo para atender al deportista. EL ACUDIENTE puede conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos escribiendo a [CORREO]. La política de tratamiento está en [ENLACE]."

Décima. Uso de imagen (autorización aparte y voluntaria)

"[ ] Sí autorizo [ ] No autorizo que LA ESCUELA publique fotos o videos del deportista en sus redes sociales y página web, sin fines comerciales. La negativa no afecta la inscripción. Esta autorización puede revocarse en cualquier momento por escrito."

Undécima. Reglamento y comunicaciones

"EL ACUDIENTE declara conocer el reglamento interno de LA ESCUELA, que hace parte de este contrato. Las comunicaciones oficiales se harán por [APP / CORREO / WHATSAPP OFICIAL] y se considerarán recibidas el día de su envío."

Duodécima. Vigencia y terminación

"Este contrato rige desde su firma hasta el [FECHA o fin de la temporada] y se renueva por periodos iguales si ninguna parte avisa lo contrario. LA ESCUELA podrá terminarlo por faltas graves al reglamento, siguiendo el procedimiento allí previsto."

Errores comunes en los contratos de inscripción

• Cláusulas que dicen que la escuela no responde por nada: además de abusivas, no te protegen frente a un juez.
• No decir qué meses se cobran y cuáles no; diciembre y enero son la discusión clásica.
• Mezclar la autorización de imagen con la aceptación del contrato, de modo que la familia no puede negarse.
• No definir quién puede recoger al menor.
• Copiar el contrato de un gimnasio de adultos sin adaptarlo a menores de edad.

Cómo implementarlo sin papeleo

1. Redacta el contrato con estas cláusulas y llévalo a revisión con un abogado una sola vez.
2. Publica el contrato, el reglamento y la política de datos en un enlace fijo.
3. En el formulario de inscripción, pide al acudiente aceptar el contrato y marcar por separado las autorizaciones de datos e imagen.
4. Guarda la fecha de aceptación y la versión del contrato que aceptó cada familia.
5. Cuando cambies el contrato, sube la versión y pide aceptación de nuevo solo a quienes renueven.

En SportMaps la inscripción se hace por enlace o QR: el acudiente queda vinculado a la ficha del atleta y la escuela genera la inscripción (una sola vez) y la mensualidad por separado, que es exactamente lo que dice la cláusula tercera. El recargo por mora es opcional y lo define la escuela, y la mora no cancela automáticamente al atleta, que es lo que dice la cláusula cuarta.