Datos de menores en escuelas deportivas: qué dice la Ley 1581 y qué hacer
Autorización del acudiente, datos sensibles como salud o huella, fotos, grupos de WhatsApp y derechos de las familias. Guía orientativa para escuelas y padres en Colombia.
Una escuela deportiva en Colombia puede guardar y usar datos de los niños que entrena, pero solo si ese uso responde al interés superior del menor, respeta sus derechos fundamentales y cuenta con la autorización de su representante legal (papá, mamá o acudiente legal), después de escuchar la opinión del niño según su madurez. Así lo establecen el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013. En la práctica, la escuela necesita una política de tratamiento de datos, una autorización firmada al inscribir, cuidado especial con datos sensibles como la salud o la huella, y un canal para que las familias consulten, corrijan o pidan borrar sus datos.
Esta guía es orientativa y no es asesoría legal. Resume las normas vigentes a octubre de 2026 con base en sus textos oficiales. Para tu caso concreto consulta con un abogado o con la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), que es la autoridad de protección de datos en Colombia.
En resumen
Pide autorización escrita al acudiente al inscribir, explica para qué usas cada dato, trata la salud, la huella y la foto como datos sensibles, no publiques listas de niños en grupos abiertos y responde las consultas de las familias en los plazos de ley: 10 días hábiles para consultas y 15 para reclamos.
Qué dice exactamente la ley sobre los niños
El artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 dice que en el tratamiento de datos «se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes» y que «queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública». Leído solo, parece una prohibición total. No lo es: la Corte Constitucional, al revisar la ley (Sentencia C-748 de 2011), aclaró que el tratamiento sí es posible cuando atiende el interés superior del menor y respeta sus derechos fundamentales.
El Decreto 1377 de 2013 (hoy compilado en el Decreto 1074 de 2015) lo dejó por escrito en su artículo 12: el tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes procede cuando (1) responde y respeta su interés superior y (2) asegura el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplido eso, «el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado», y esa opinión se valora según su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Para una escuela deportiva, entrenar a un niño, saber su edad para ubicarlo en una categoría, tener el contacto de emergencia y su EPS, o registrar su asistencia son usos que, en principio, sirven a su interés: permiten formarlo y cuidarlo. Lo que hay que justificar con más cuidado son los usos que no le sirven directamente al niño, como publicar su foto en redes para promocionar la escuela.
Qué datos maneja una escuela y cómo tratarlos
| Dato | Tipo según la ley | Recomendación práctica |
|---|---|---|
| Nombre, fecha de nacimiento, documento | Dato personal del menor | Necesario para inscribir y armar categorías. Con autorización del acudiente. |
| Datos del acudiente (teléfono, correo) | Dato personal del adulto | Autoriza el propio acudiente. Úsalos para cobros, avisos y emergencias, como lo informaste. |
| EPS, tipo de sangre, alergias, condiciones médicas | Dato sensible (salud, art. 5) | Pide solo lo que necesitas para atender una emergencia. Acceso restringido al personal que lo requiere. |
| Huella o rostro para torniquetes | Dato sensible (biométrico, art. 5) | Autorización explícita y una alternativa para quien no quiera dar su huella. |
| Fotos y videos | Dato personal; puede revelar información sensible | Autorización separada para publicar en redes. Usar en lo interno no es lo mismo que publicar. |
| Evaluaciones físicas y rendimiento | Dato personal del menor | Compártelos con la familia; evita publicar rankings de niños. |
| Pagos y estado de cuenta | Dato personal del acudiente | Nunca expongas morosos con nombre en grupos o carteleras. |
El artículo 5 de la Ley 1581 define como sensibles, entre otros, «los datos relativos a la salud» y «los datos biométricos». Según el artículo 6, su tratamiento está prohibido salvo excepciones, la principal de ellas que el titular haya dado autorización explícita. Y el artículo 12 obliga a informar que responder preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de niños es facultativo: el acudiente puede no contestarlas.
Lo que la escuela debe tener: lista práctica
- Una política de tratamiento de datos por escrito, en lenguaje sencillo, con nombre, dirección, correo y teléfono de la escuela, las finalidades, los derechos de los titulares y el área que atiende consultas (artículo 13 del Decreto 1377).
- Un formato de autorización al inscribir, firmado por el representante legal, que diga para qué se usa cada dato y que es facultativo responder sobre datos sensibles.
- Autorizaciones separadas para lo que no es indispensable: fotos en redes sociales, uso de la imagen en publicidad, huella para el torniquete.
- Prueba de esas autorizaciones guardada y disponible si la familia la pide (parágrafo del artículo 12 de la Ley 1581).
- Control de quién ve qué: el entrenador necesita el contacto de emergencia de su grupo; no necesita los pagos de toda la escuela.
- Un canal para consultas y reclamos, y el compromiso de responder en 10 días hábiles las consultas (art. 14) y en 15 días hábiles los reclamos (art. 15).
- Un procedimiento para cuando un deportista se retira: qué datos se conservan, por cuánto tiempo y por qué.
El Decreto 1377 permite que la autorización se obtenga por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas, pero el silencio nunca cuenta como autorización. Para menores y datos sensibles, lo prudente es tenerla por escrito o en un formulario digital que quede registrado.
Los errores más comunes en escuelas deportivas
- Grupos de WhatsApp con decenas de familias donde se publican listas con nombres de niños, documentos o quién debe la mensualidad.
- Fotos de los niños en redes sociales sin autorización específica para eso.
- Carpetas con fichas médicas en una oficina sin llave o en el carro del entrenador.
- Pedir datos que no se usan (estrato, ingresos de los papás, religión) «por si acaso».
- Hojas de cálculo con todos los datos de la escuela compartidas por enlace abierto.
- No tener a quién dirigir una solicitud de borrado cuando una familia se retira.
Los derechos de las familias
El artículo 8 de la Ley 1581 reconoce al titular (y, en el caso de un menor, a su representante legal) el derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos, a pedir prueba de la autorización, a saber qué uso se les ha dado, a presentar quejas ante la SIC, a revocar la autorización o pedir la supresión cuando no se respeten sus derechos, y a acceder gratis a sus datos. La supresión no procede si existe un deber legal o contractual de conservar el dato (por ejemplo, registros contables de pagos).
| Si eres papá o mamá y quieres… | Qué hacer |
|---|---|
| Saber qué datos tiene la escuela de tu hijo | Pídelo por escrito por el canal de la política de datos. Deben responder en máximo 10 días hábiles. |
| Corregir un dato | Pide la rectificación. Si la escuela usa una app, muchas veces puedes actualizar tú mismo la ficha. |
| Que dejen de publicar fotos de tu hijo | Revoca la autorización de imagen por escrito. No afecta la inscripción. |
| Que borren los datos al retirarse | Solicita la supresión. Pueden conservar lo que la ley obliga, como registros de pagos. |
| Presentar una queja | Primero reclama a la escuela; si no responde, puedes acudir a la SIC. |
Sanciones y Registro Nacional de Bases de Datos
El artículo 23 de la Ley 1581 permite a la SIC imponer multas de hasta 2.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes, suspender actividades de tratamiento hasta por seis meses y, en casos graves, ordenar el cierre de la operación que involucre datos sensibles. Las sanciones se gradúan según el daño, el beneficio obtenido, la reincidencia y la colaboración del investigado.
Sobre el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD): desde el Decreto 090 de 2018, la obligación de inscribir bases ante la SIC aplica a sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos totales superiores a 100.000 UVT y a las personas jurídicas de naturaleza pública. La mayoría de escuelas deportivas pequeñas no está obligada a registrar, pero sí a cumplir todo lo demás: autorización, política, seguridad y atención de derechos.
Y el software: ¿quién responde?
En la terminología de la ley, la escuela suele ser la «responsable» del tratamiento (decide qué datos recoge y para qué) y el proveedor de software actúa normalmente como «encargado» (los guarda y procesa por cuenta de la escuela). Usar una plataforma no traslada la responsabilidad: la escuela sigue debiendo pedir la autorización y tener su política. Lo que sí hace una buena herramienta es facilitar el cumplimiento.
En SportMaps, por ejemplo, cada acudiente tiene su propia cuenta vinculada a su hijo, el personal trabaja con roles y permisos (el entrenador no ve lo mismo que la administración), la escuela elige qué campos muestra el carnet digital y los informes para familias no comparan a un niño con sus compañeros. Aun así, la autorización y la política de datos de la escuela son tarea de la escuela. Revisa con tu proveedor, sea cual sea, qué dice su contrato sobre el tratamiento de datos.
Ordena los datos de tu escuela sin carpetas ni grupos abiertos
Fichas de deportistas con acudientes vinculados, roles y permisos para el staff y comunicación por la app. Puedes empezar gratis con hasta 20 alumnos.
Ver SportMaps para escuelasPreguntas frecuentes
- ¿Una escuela deportiva puede guardar datos de menores de edad en Colombia?
- Sí, siempre que el uso responda al interés superior del niño, respete sus derechos fundamentales y cuente con autorización de su representante legal, tras escuchar la opinión del menor según su madurez. Lo establecen el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013.
- ¿La escuela de mi hijo puede publicar sus fotos en redes sociales?
- Solo con tu autorización para ese uso. Lo recomendable es que la escuela pida una autorización de imagen separada de la inscripción, y puedes revocarla por escrito en cualquier momento sin que eso afecte el entrenamiento de tu hijo.
- ¿Los datos médicos y la huella del deportista son datos sensibles?
- Sí. El artículo 5 de la Ley 1581 incluye entre los datos sensibles los relativos a la salud y los biométricos. Su tratamiento requiere autorización explícita y la escuela debe informar que responder sobre ellos es facultativo.
- ¿Cuánto tiempo tiene una escuela para responder una solicitud sobre datos personales?
- Según la Ley 1581, las consultas se responden en máximo 10 días hábiles y los reclamos en máximo 15 días hábiles, con posibles prórrogas cortas si se informa el motivo. Si la escuela no responde, puedes acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio.
- ¿Mi escuela deportiva debe registrar sus bases de datos ante la SIC?
- Desde el Decreto 090 de 2018, el registro en el RNBD es obligatorio para sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos totales superiores a 100.000 UVT y para entidades públicas. Las escuelas más pequeñas no tienen que registrar, pero sí deben cumplir el resto de la ley.