Software para escuelas deportivas en Villavicencio: IMDER, categorización de clubes y cobros
Cómo funciona la categorización de clubes del IMDER Villavicencio, qué escenarios quedaron de los Juegos Nacionales de 1985 y del complejo La Reliquia, y cómo tener los papeles y los cobros al día.
En Villavicencio el reconocimiento deportivo de clubes es un trámite del IMDER (Instituto Municipal de Deporte y Recreación), y desde 2026 el instituto además clasifica a los clubes en cuatro categorías según qué tan al día tengan sus documentos; de esa categoría depende el acceso a escenarios, implementación y otros apoyos. Por eso, en Villavicencio, tener la información de tu club ordenada ya no es solo comodidad: es plata y horas de cancha. Un software como SportMaps te mantiene al día la lista de deportistas, entrenadores, asistencia y pagos, y puedes empezar gratis con hasta 20 alumnos.
En resumen
El IMDER categoriza a los clubes en cuatro niveles según el cumplimiento documental, y la categoría define el acceso a escenarios e implementación. Si tus listados, tus actas y tu operación están en orden, subes de categoría. SportMaps no tramita nada ante el IMDER, pero te deja exportar en minutos lo que te piden.
La categorización de clubes del IMDER (2026)
El 23 de febrero de 2026 la Alcaldía de Villavicencio anunció que los clubes deportivos serían clasificados según su cumplimiento para acceder a apoyos del IMDER. El instituto socializó el proceso el 20 de febrero y recibió documentos entre el 23 de febrero y el 6 de abril de 2026. Esa ventana ya cerró, pero la lógica va a repetirse: cuanto mejor documentado esté tu club, mejor categoría y más apoyos.
| Dato | Villavicencio | Fuente |
|---|---|---|
| Entidad | IMDER Villavicencio (Instituto Municipal de Deporte y Recreación) | villavicencio.gov.co; imdervillavicencio.gov.co |
| Reconocimiento deportivo | Acto que vincula clubes, ligas y asociaciones al Sistema Nacional del Deporte; vigencia de cinco años | imdervillavicencio.gov.co, glosario y trámites |
| Categorización de clubes 2026 | Cuatro categorías según cumplimiento; recepción de documentos del 23 feb. al 6 abr. 2026 | villavicencio.gov.co (23 feb. 2026); imdervillavicencio.gov.co |
| Qué define la categoría | Acceso a uso de escenarios, implementación deportiva y otros beneficios | villavicencio.gov.co |
| Complejo La Reliquia (comuna 10) | Inversión cercana a $9.687 millones y 13 meses de obra; fútbol, baloncesto, voleibol, voleibol playa, gimnasia, taekwondo y boxeo | RTVC y Radio Nacional, 2023 |
Fuente de la tabla: Alcaldía de Villavicencio, sitio del IMDER y notas de RTVC y Radio Nacional, consultadas el 14 oct 2026. El marco nacional del reconocimiento (Decreto Ley 1228 de 1995) lo explicamos en la guía de reconocimiento deportivo paso a paso.
Escenarios: del legado de 1985 a La Reliquia
Villavicencio fue sede de los XII Juegos Nacionales en 1985. Según El Tiempo, de esa época vienen el estadio Macal, los coliseos Los Conquistadores y La Grama, la piscina Olímpica, el diamante de sóftbol y la Villa Olímpica, que el diario describe como la mayor inversión en escenarios deportivos que se ha hecho en el Meta. En 2023 se sumó el complejo La Reliquia, el más grande de la ciudad según la Alcaldía.
Con escenarios públicos compartidos, tu escuela depende de la programación del IMDER: si te asignan una franja distinta o cierran un coliseo, tienes que avisar a todos los papás de ese grupo. Con SportMaps cada grupo tiene sede, horario y entrenador, y los avisos de calendario les llegan a las familias dentro de la app y como notificación push. Si tienes grupos en varios escenarios, manejas todo como multi-sede.
Lo que el IMDER (y cualquier convocatoria) te va a pedir
- Listado de deportistas con documento, fecha de nacimiento, categoría y acudiente.
- Directivos y entrenadores con su rol.
- Actas y estatutos vigentes (esto sí vive fuera del software: guárdalos en una carpeta compartida).
- Evidencia de actividad: asistencia por sesión, grupos y horarios.
- Historial de pagos si postulas a un apoyo que exige demostrar sostenibilidad.
En SportMaps la asistencia queda registrada por fecha y grupo (manual, por QR o con torniquetes ZKTeco si tienes sede propia, como adicional), las fichas de atletas tienen acudientes vinculados y los entrenadores y administrativos son ilimitados en todos los planes.
Cobros en Villavicencio
El calor llanero y las lluvias de mitad de año cambian la asistencia, pero no deberían cambiar el flujo de caja. Lo que más tiempo le quita a un director no es cobrar, es confirmar quién pagó. SportMaps genera inscripción (una vez) y mensualidad por periodo, y manda recordatorios por WhatsApp y correo en los días -3, 0, +3, +10 y +20 con un enlace corto de pago que no exige iniciar sesión.
| Situación | Sin sistema | Con SportMaps |
|---|---|---|
| Papá transfiere por Nequi y manda captura | Revisar la captura contra la lista a mano | El asistente de WhatsApp la lee, la cruza con el cobro y la deja lista para aprobar |
| Papá quiere pagar con PSE o tarjeta | Pasarle un número de cuenta | Enlace de pago Wompi o Mercado Pago; la plata va directo a tu cuenta |
| Familia con dos hijos | Calcular el descuento cada mes | Descuento por hermanos configurado una vez |
| Atleta atrasado | Mensaje incómodo en el grupo | Recordatorio automático; recargo por mora solo si tu escuela lo activa |
Cómo arrancar
- Crea la escuela y registra cada escenario donde entrenas como sede.
- Define categorías por edad y equipos.
- Comparte el enlace o QR de inscripción con los papás.
- Configura inscripción y mensualidad y conecta tu pasarela.
- Conecta tu WhatsApp con el registro integrado de Meta.
- Pide a los entrenadores tomar asistencia desde el celular desde la primera semana: eso es lo que después demuestra actividad ante el IMDER.
Para los entrenadores
La categorización del IMDER mira papeles, pero lo que retiene a los deportistas es el trabajo en la cancha. En SportMaps los entrenadores planifican la temporada por mesociclos y sesiones, registran evaluaciones físicas y métricas de rendimiento y llevan el registro de partidos. En fútbol, la pizarra táctica 2D les deja armar jugadas, alineaciones y ejercicios y guardarlos en una biblioteca. Todo queda ligado al atleta, así que el informe mensual que reciben los papás sale de datos reales y no de memoria.
Qué plan elegir (ejemplo ilustrativo)
Ejemplo ilustrativo, no un cliente real: un club de baloncesto con 130 deportistas en dos coliseos ya supera el tope de Escuela Crecimiento (120), así que le corresponde Escuela Pro: $159.000 al mes o $139.000 pagando el año. Si 130 familias escriben unas cuatro veces al mes por WhatsApp, son unas 520 conversaciones, por debajo de las 1.000 gratis de Meta. El costo de WhatsApp sería $0 y las pasarelas solo cobran su propia tarifa por transacción.
Si tu club recibe apoyos del IMDER o de la Gobernación, conviene separar ingresos y egresos. El módulo de contabilidad con cierre de mes es un adicional (incluido en Elite); para empezar, el historial de pagos y comprobantes de todos los planes suele bastar.
Cuánto cuesta
| Plan | Mensual | Pago anual (por mes) | Alumnos |
|---|---|---|---|
| Free Start | $0 | — | 20 |
| Escuela Start | $69.000 | $59.000 | 50 |
| Escuela Crecimiento | $99.000 | $89.000 | 120 |
| Escuela Pro | $159.000 | $139.000 | 300 |
| Escuela Elite | $349.000 | $299.000 | 800 |
| Custom | desde $750.000 | — | Ilimitados |
Todos los planes, incluido el gratis, traen el asistente de WhatsApp IA (solo le pagas a Meta si superas las 1.000 conversaciones de servicio gratis al mes), Wompi y Mercado Pago integrados sin comisión de SportMaps, entrenadores y staff ilimitados con roles, la página pública de la escuela con botón de inscripción y la integración de facturación electrónica DIAN, donde solo pagas el paquete según la cantidad de facturas. Torneos, tienda en línea y contabilidad con cierre de mes son adicionales (incluidos en Elite).
Cuándo NO conviene
- Si tu club todavía no tiene estatutos ni actas, empieza por ahí: ningún software te sube de categoría sin esos documentos.
- Si tienes menos de 20 deportistas y cobras en efectivo, un cuaderno funciona; el plan gratis te sirve para probar.
- Si no tienes quién cargue los datos la primera semana, espera a tener ese tiempo.
Llega a la próxima categorización con todo en orden
Fichas, asistencia y pagos en un solo lugar. Empieza gratis con hasta 20 alumnos.
Ver planesPreguntas frecuentes
- ¿Quién da el reconocimiento deportivo a los clubes en Villavicencio?
- El IMDER, Instituto Municipal de Deporte y Recreación de Villavicencio. El reconocimiento vincula al club con el Sistema Nacional del Deporte y tiene una vigencia de cinco años. Los requisitos están en la sección de trámites del sitio del IMDER.
- ¿Qué es la categorización de clubes del IMDER Villavicencio?
- Es un proceso de 2026 en el que el IMDER ubica a cada club en una de cuatro categorías según el cumplimiento de sus documentos. La categoría determina el acceso a escenarios, implementación y otros apoyos. La recepción de documentos de 2026 fue del 23 de febrero al 6 de abril.
- ¿Qué escenarios deportivos hay en Villavicencio para escuelas?
- Entre los principales están el estadio Macal, los coliseos Los Conquistadores y La Grama, la piscina Olímpica y la Villa Olímpica, herencia de los Juegos Nacionales de 1985, y el complejo La Reliquia en la comuna 10, inaugurado en 2023. El acceso se gestiona con el IMDER.
- ¿Cómo demuestro que mi club está activo ante el IMDER?
- Con registros de actividad: listado de deportistas, grupos y horarios, y asistencia por sesión. Si tomas asistencia desde el celular en un sistema como SportMaps, ese historial queda guardado por fecha y lo puedes exportar.
- ¿Cuánto cuesta un software para un club deportivo en Villavicencio?
- SportMaps tiene un plan gratis hasta 20 alumnos y planes desde $69.000 al mes. WhatsApp IA, pasarelas de pago y staff ilimitado vienen en todos los planes.