Software para escuelas deportivas en Neiva: Secretaría de Deporte, escenarios y cobros

En Neiva el ente deportivo del municipio es la Secretaría de Deporte y Recreación de la Alcaldía, con sede en el Coliseo Cubierto Álvaro Sánchez Silva, y no un instituto descentralizado como en otras ciudades. Su Observatorio del Deporte publica el directorio de escenarios y el servicio de préstamo. A nivel departamental está INDERHUILA. Para una escuela privada eso define con quién hablar; para el día a día, lo que necesitas es una operación ordenada de inscripciones, mensualidades y asistencia, y un software como SportMaps te la da desde el plan gratis de 20 alumnos.

En resumen

Quién es quién en el deporte de Neiva

Fuente de la tabla: sitio de la Alcaldía de Neiva, Observatorio del Deporte de Neiva y Diario del Huila, consultados el 14 oct 2026. Según la página de la dependencia, entre sus funciones están apoyar a los organismos deportivos de conformidad con la normatividad vigente y facilitar el acceso de niños, niñas y adolescentes a servicios deportivos.

El estadio Guillermo Plazas Alcid y lo que enseña

En agosto de 2016 parte de una tribuna del estadio Guillermo Plazas Alcid, en remodelación, se desplomó y murieron obreros (Semana). Desde entonces el escenario ha tenido reparaciones parciales, cierres y restricciones para el fútbol profesional, y la Asamblea del Huila aprobó recursos para su recuperación integral a través de INDERHUILA, en cofinanciación con el municipio (Diario del Huila). Para una escuela de formación, la lección es práctica: los escenarios grandes de Neiva entran y salen de obra, así que tu programación tiene que poder moverse sin perder a las familias.

En SportMaps cada grupo tiene sede y horario. Si te cambian de escenario, mandas un aviso de calendario a las familias del grupo y les llega dentro de la app y como notificación push. Si entrenas en varios lugares, manejas todo como multi-sede, y el entrenador toma asistencia desde el celular, de forma manual o escaneando el carné digital con QR.

Reconocimiento deportivo en Neiva

Las reglas nacionales del reconocimiento (Decreto Ley 1228 de 1995, vigencia de cinco años) las explicamos en la guía paso a paso. En Neiva no encontramos publicado un instructivo del trámite en la página de la Secretaría, así que lo responsable es preguntar allí la lista vigente antes de armar la carpeta. Sea cual sea el formato, te van a pedir lo mismo de siempre:

• Listado de deportistas con documento, fecha de nacimiento y acudiente.
• Directivos y entrenadores con su rol.
• Escenario y horario de entrenamiento.
• Estatutos y actas (estos viven fuera del software).

En SportMaps las fichas de atletas tienen acudientes vinculados, el staff es ilimitado con roles (coach, admin, recepción, contador) y la asistencia queda guardada por fecha, así que exportar la parte operativa toma minutos.

Cobrar mensualidades en Neiva

1. Configura la inscripción (se cobra una vez) y la mensualidad por periodo; si tienes hermanos, activa el descuento por hermanos.
2. Activa los recordatorios por WhatsApp y correo: tres días antes, el día del vencimiento y a los 3, 10 y 20 días, con enlace corto de pago sin iniciar sesión.
3. Conecta Wompi o Mercado Pago (PSE, Nequi, tarjetas): la plata va directo a tu cuenta y SportMaps no cobra comisión.
4. Conecta tu número de WhatsApp con Meta para que el asistente lea los comprobantes de transferencia y te los deje listos para aprobar.
5. Registra los pagos en efectivo como pago manual.

Hermanos, becas y acuerdos de pago

Las familias con dos o tres hijos en la escuela son las que más se retiran cuando la cuenta crece. Configura el descuento por hermanos una vez y el sistema lo aplica en cada periodo. Si das becas parciales o pactas un monto especial con una familia, déjalo en la ficha del atleta para que el cobro salga bien sin que tengas que recordarlo cada mes. Y si una familia se atrasa, el registro de pago manual te deja marcar cobros vencidos a medida que pagan, uno por uno.

Para entrenadores y familias

Los entrenadores planifican mesociclos y sesiones, registran evaluaciones físicas y, en fútbol, usan la pizarra táctica 2D para jugadas y alineaciones. Las familias reciben el informe mensual del atleta por correo y notificación push, ven el calendario y pagan desde el celular. La app se instala en el celular desde el navegador.

Cómo arrancar en una semana

1. Crea la escuela y registra cada escenario donde entrenas como sede.
2. Define categorías por edad y equipos con su horario y entrenador.
3. Comparte el enlace o el QR de inscripción para que los papás llenen la ficha y queden vinculados como acudientes.
4. Configura cobros, conecta tu pasarela y tu número de WhatsApp.
5. Genera los carnés digitales en lote y pide a los entrenadores tomar asistencia desde la primera sesión.

Qué plan elegir (ejemplo ilustrativo)

Ejemplo ilustrativo, no un cliente real: una escuela de fútbol con 110 niños en tres escenarios cabe en Escuela Crecimiento ($99.000 al mes, o $89.000 pagando el año, hasta 120 alumnos). Si crece a 150, pasa a Escuela Pro ($159.000). Con 110 familias que escriben unas tres veces al mes por WhatsApp, son unas 330 conversaciones, por debajo de las 1.000 gratis de Meta: WhatsApp le costaría $0.

Cuánto cuesta

Todos los planes, incluido el gratis, traen el asistente de WhatsApp IA (solo le pagas a Meta si superas las 1.000 conversaciones de servicio gratis al mes), Wompi y Mercado Pago integrados sin comisión de SportMaps, entrenadores y staff ilimitados con roles, la página pública de la escuela con botón de inscripción y la integración de facturación electrónica DIAN, donde solo pagas el paquete según la cantidad de facturas. Torneos, tienda en línea y contabilidad con cierre de mes son adicionales (incluidos en Elite).

Cuándo NO conviene

• Si tienes un grupo pequeño que paga en efectivo, un cuaderno funciona; prueba el plan gratis antes de pagar.
• Si tu urgencia es un trámite ante la Secretaría, resuélvelo primero.
• Si nadie va a dedicar unas horas a configurar, espera a tener ese tiempo.