Software para escuelas deportivas en Cali: reconocimiento ante la Secretaría del Deporte, escenarios y cobros
Cómo funciona el reconocimiento deportivo en Cali, qué pasa cuando cierran un escenario como la Unidad Deportiva Alberto Galindo y cómo cobrar mensualidades sin perseguir a nadie.
En Cali, los clubes deportivos tramitan su reconocimiento ante la Secretaría del Deporte y la Recreación de la Alcaldía, con un trámite propio para obtenerlo, otro para renovarlo y otro para disolver el club. Una vez en regla, el reto es operativo: escenarios compartidos que a veces cierran, muchas disciplinas y familias que pagan por Nequi o transferencia. Un software como SportMaps centraliza inscripciones, mensualidades, asistencia y avisos, y lee con IA los comprobantes de pago que llegan por WhatsApp, sin cobrarte por ese asistente.
En resumen
Reconocimiento: Secretaría del Deporte y la Recreación de Cali, radicable en la sede, en varios CALI de comuna o en la sede electrónica de la Alcaldía. Operación: si entrenas en escenarios públicos, lo que más te va a servir es avisar rápido a las familias y llevar la asistencia desde el celular. Cobros: enlaces de pago con PSE y Nequi y conciliación automática de comprobantes.
Reconocimiento deportivo en Cali: lo que dice la Alcaldía
La Secretaría del Deporte y la Recreación publica tres trámites relacionados con clubes: reconocimiento deportivo a clubes deportivos, clubes promotores y clubes pertenecientes a entidades no deportivas; su renovación; y la disolución. La ficha oficial cita como normas la Ley 49 de 1983 y la Resolución 0231 de 2011, además del marco nacional del Decreto Ley 1228 de 1995.
| Aspecto | Qué sabemos | Fuente |
|---|---|---|
| Quién lo otorga | Secretaría del Deporte y la Recreación de Santiago de Cali | cali.gov.co |
| Tipos de club | Clubes deportivos, clubes promotores y clubes de entidades no deportivas (empresas, colegios) | cali.gov.co |
| Dónde radicar | Sede de la Secretaría, Ventanilla Única, CALI de varias comunas y sede electrónica | cali.gov.co |
| Requisitos y formulario | En la ficha del trámite en gov.co | cali.gov.co / gov.co |
| Vigencia | Cinco años desde que queda en firme el acto | Ley 962 de 2005, art. 72 |
La dirección y los teléfonos de la Secretaría aparecen distintos en diferentes páginas oficiales. Antes de ir en persona, confirma el punto de atención en cali.gov.co o radica por la sede electrónica.
Un detalle útil para escuelas: si tu proyecto nace dentro de un colegio o una empresa, la figura de «club perteneciente a entidad no deportiva» existe precisamente para eso. Vale la pena preguntarlo antes de constituir una entidad nueva.
Escenarios públicos: lo que pasa cuando cierran
Buena parte de las escuelas y clubes caleños entrenan en escenarios administrados por la Secretaría. La Unidad Deportiva Alberto Galindo, por ejemplo, reúne según la Alcaldía 14 escenarios, entre ellos velódromo, bolera, skate park, pista de BMX, patinódromo y muro de escalada; este último reabrió en mayo de 2026 y la Secretaría estimó que beneficia directamente a cerca de 11 clubes de escalada. En 2026 la Alcaldía también anunció una hoja de ruta de recuperación de escenarios con 53 ligas.
La otra cara: los escenarios cierran. En agosto de 2026 la Alcaldía comunicó el cierre de escenarios por un día completo para un evento, con suspensión de entrenamientos y competencias. Si tu escuela se entera tarde, terminas con 40 papás esperando en la puerta. Lo que te protege:
- Tener a todas las familias en un canal oficial que no dependa de que lean un grupo de WhatsApp saturado. En SportMaps los avisos llegan dentro de la app y como notificación push.
- Publicar el cambio en el calendario del grupo afectado, no en un mensaje suelto que se pierde.
- Si reprogramas, que la asistencia de la sesión nueva quede registrada en la fecha real, para que el informe mensual del atleta no muestre faltas que no fueron.
Muchas disciplinas, una sola administración
Cali es una ciudad multideporte, y no es raro que una misma organización tenga patinaje, fútbol y natación, cada uno con sus categorías y su precio. En SportMaps cada disciplina puede funcionar como un programa o sede con sus equipos, horarios y entrenadores, y los cobros se generan según el plan de cada atleta. Si una familia tiene dos hijos en disciplinas distintas, el acudiente ve todo desde la misma cuenta.
Para los entrenadores hay herramientas de trabajo de verdad: pizarra táctica para fútbol (la versión multideporte está en camino), planificación por mesociclos y sesiones, evaluaciones físicas y métricas de rendimiento. Entrenadores y staff son ilimitados en todos los planes.
Cobrar mensualidades en Cali sin perseguir a nadie
La rutina que más tiempo le quita a un director es la del cobro: mandar el recordatorio, recibir la captura de Nequi, buscar a quién corresponde, marcarla en el Excel y responder «recibido». Así se ve cada paso con y sin sistema:
| Paso | Con Excel + WhatsApp | Con SportMaps |
|---|---|---|
| Generar el cobro del mes | Copiar la lista y cambiar el mes a mano | Automático por periodo |
| Avisar a la familia | Mensaje uno por uno o en el grupo | Recordatorio automático por correo y WhatsApp con enlace de pago |
| Recibir el pago en línea | No hay; solo transferencias | PSE, Nequi, tarjeta, botón Bancolombia o Mercado Pago, directo a tu cuenta |
| Revisar la captura de una transferencia | Mirarla y buscar en el extracto | La IA extrae monto y referencia, la cruza contra el cobro y la deja lista para aprobar con un toque |
| Familias atrasadas | Lista mental | Ves quién debe y qué mes; recargo por mora solo si tú lo activas |
El asistente de WhatsApp IA viene gratis en todos los planes. Meta da 1.000 conversaciones de servicio al mes por número sin costo; si te pasas, el excedente lo cobra Meta directo a tu tarjeta (en Colombia, del orden de $3 por mensaje de servicio). SportMaps no vende paquetes de conversaciones.
Implementación en cinco pasos
- Carga tus disciplinas, sedes y categorías por edad.
- Inscribe a los atletas con el enlace o QR de inscripción; los papás quedan vinculados como acudientes.
- Configura inscripción y mensualidad por programa, y conecta tu cuenta de Wompi o Mercado Pago.
- Conecta tu número de WhatsApp por el registro integrado de Meta.
- Activa la app (PWA) en el celular de los entrenadores para tomar asistencia y publicar avisos.
Cuánto cuesta
| Plan | Mensual | Pago anual (por mes) | Alumnos |
|---|---|---|---|
| Free Start | $0 | — | 20 |
| Escuela Start | $69.000 | $59.000 | 50 |
| Escuela Crecimiento | $99.000 | $89.000 | 120 |
| Escuela Pro | $159.000 | $139.000 | 300 |
| Escuela Elite | $349.000 | $299.000 | 800 |
| Custom | desde $750.000 | — | Ilimitados |
Lo que no cambia entre planes: WhatsApp IA, pasarelas Wompi y Mercado Pago, entrenadores y staff ilimitados, pagos manuales con comprobante, página pública de la escuela con botón de inscripción e integración de facturación electrónica DIAN, donde solo pagas el paquete de facturas que uses. El plan lo define la cantidad de alumnos, no las funciones básicas de cobro.
Si tu escuela tiene una sede propia con varias canchas, también puedes publicar tus canchas y recibir solicitudes de reserva por enlace; y si organiza torneos, existe el adicional de torneos ($49.000 al mes, incluido en Escuela Elite). Para una escuela que solo entrena en escenarios de la Secretaría, lo normal es que no necesite ninguno de los dos.
Cuándo NO conviene
- Si casi todas tus familias pagan en efectivo y no quieren cambiar, el valor de las pasarelas baja; igual te sirve el registro de pagos manuales, pero no esperes milagros en la cobranza.
- Si tu club depende de una liga que exige su propia plataforma de inscripción de deportistas, SportMaps no la reemplaza: la complementa en la gestión interna.
- Si aún no tienes claro tu modelo de precios por disciplina, defínelo antes; el sistema aplica las reglas, no las inventa.
Tu escuela en Cali, en orden
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Ver planesPreguntas frecuentes
- ¿Dónde se tramita el reconocimiento deportivo de un club en Cali?
- Ante la Secretaría del Deporte y la Recreación de la Alcaldía de Cali. Se puede radicar en su sede, en la Ventanilla Única, en los CALI de varias comunas o en la sede electrónica. Los requisitos y el formulario están en la ficha del trámite en gov.co.
- ¿Cada cuánto se renueva el reconocimiento deportivo?
- El reconocimiento deportivo se concede por cinco años desde que queda en firme el acto que lo otorga, según la Ley 962 de 2005. En Cali la renovación es un trámite aparte ante la misma Secretaría.
- ¿Un colegio o una empresa puede tener un club deportivo reconocido en Cali?
- Sí. La Secretaría del Deporte de Cali reconoce también clubes pertenecientes a entidades no deportivas, que es la figura para clubes de colegios o empresas. Conviene revisar sus requisitos antes de crear una entidad nueva.
- ¿Cómo aviso a los papás si cierran el escenario donde entrenamos?
- Lo más confiable es un canal oficial con notificación push, no solo el grupo de WhatsApp. En SportMaps publicas el aviso y el cambio en el calendario del grupo, y les llega a las familias en la app y como notificación al celular.
- ¿Cuánto cuesta un software de gestión para una escuela deportiva en Cali?
- SportMaps tiene un plan gratis hasta 20 alumnos y planes desde $69.000 al mes. Las pasarelas de pago, el WhatsApp IA y el staff ilimitado vienen incluidos en todos los planes.