Software para academias de danza: grupos por estilo y nivel, muestras y mensualidades
Ballet, urbano, salsa o folclor: cómo organizar una academia de danza en Colombia, qué pasó con el concurso del Festival Mundial de Salsa de Cali 2026, cómo cobrar vestuario de muestra y qué no hace un software deportivo.
Una academia de danza necesita un software que organice a sus alumnos por estilo y nivel (no por equipo), que cobre mensualidades y paquetes sin perseguir a nadie, que lleve la asistencia de cada clase y que ordene la temporada alrededor de la muestra o el festival: ensayos extra, vestuario y avisos a las familias. A diferencia de un club deportivo, una academia de danza en Colombia no depende de una federación para operar; vive más cerca del sector cultural, y eso cambia qué eventos marcan el año.
En resumen
Crea un grupo por estilo y nivel, con su horario y cupo; cobra la mensualidad aparte del vestuario y la muestra; y usa el calendario para los ensayos extra. SportMaps sirve bien para la parte de alumnos, cobros y asistencia, pero no vende boletería para el público de tu muestra.
La danza en Colombia: más cultura que federación
La política pública de danza la lleva el Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes con su Plan Nacional de Danza, y las academias no necesitan reconocimiento deportivo para funcionar. Los espectáculos de artes escénicas en vivo, danza incluida, los regula la Ley 1493 de 2011 (ley de espectáculos públicos), que crea un registro para los productores de esos espectáculos. Si tu muestra de fin de año vende boletas al público, revisa con tu contador si te aplica.
Los eventos que mueven a las academias son festivales y concursos. El caso más visible es el Festival Mundial de Salsa de Cali, que en su edición 21 (2026) cambió su componente de concurso: tras el sismo del 10 de agosto en Cali, la Secretaría de Cultura consultó a las 73 escuelas de salsa inscritas y 61 de ellas (83,6 %) pidieron no competir en el formato previsto. El festival pasó a una estrategia de circulación artística para las 73 escuelas. La convocatoria inicial incluía categorías infantiles como Solista Chiky (5 a 8 años) y Solista Kids (9 a 13 años).
| Dato | Detalle | Fuente |
|---|---|---|
| Marco normativo de espectáculos | Ley 1493 de 2011: espectáculos públicos de artes escénicas, incluye la danza | Función Pública, gestor normativo |
| Política de danza | Plan Nacional de Danza | Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes |
| Festival Mundial de Salsa de Cali 2026 | Edición 21; el concurso no se realiza en los términos previstos; 61 de 73 escuelas (83,6 %) lo decidieron | Alcaldía de Cali, boletín del 4 de septiembre de 2026 |
| Categorías infantiles anunciadas en la convocatoria inicial | Solista Chiky (5 a 8 años), Solista Kids (9 a 13), Pareja Chiky (5 a 8), Grupo (5 a 13) | Alcaldía de Cali, convocatoria 2026 |
Cómo organizar los grupos de una academia
En danza la unidad no es el equipo sino el grupo de clase: un estilo, un nivel, un horario y un cupo que depende del tamaño del salón. Muchas alumnas toman dos estilos, y los adultos conviven con niños en la misma academia pero en otros horarios.
| Cómo lo vive la academia | Cómo se configura en SportMaps |
|---|---|
| Ballet infantil nivel 1, martes y jueves 4 p. m. | Un equipo o grupo con su horario dentro de la categoría "Ballet" |
| Una alumna toma ballet y jazz | La misma ficha en dos grupos, sin duplicar |
| Grupo de adultos de salsa | Grupo aparte; el alumno adulto es su propio pagador |
| Dos salones o dos sedes | Multi-sede, cada grupo en su sede |
| Clase de prueba para prospectos | Clase de prueba agendable; el asistente de WhatsApp responde precios y agenda la cortesía |
Cobros: mensualidad, vestuario y muestra
El cobro que más enreda a una academia es el de la muestra: vestuario, maquillaje, alquiler del teatro y a veces fotografía. Si lo metes en la mensualidad, el papá no entiende por qué subió; si lo cobras en efectivo en el ensayo general, pierdes el control.
- Mensualidad automática por grupo, con recordatorios por correo y WhatsApp y enlace de pago que se abre sin iniciar sesión.
- Matrícula o inscripción una sola vez, separada de la mensualidad.
- Vestuario de muestra por catálogo de artículos, que se suma al cobro del mes, o cobro puntual solo a los grupos que se presentan.
- Descuento por hermanos o por tomar dos estilos, configurado una vez.
- Pagos por PSE, Nequi o tarjeta con Wompi o Mercado Pago; comprobantes de transferencia leídos por el asistente de WhatsApp y listos para aprobar.
Lo que SportMaps no hace: no vende boletas para el público de tu muestra ni maneja la taquilla del teatro. Para eso usa una plataforma de boletería y deja en SportMaps lo que es de tus alumnos.
Mensualidad o paquete de clases: haz la cuenta
Muchas academias, sobre todo de salsa y urbano para adultos, venden paquetes de clases en vez de mensualidad. Los dos modelos sirven, pero tienen consecuencias distintas en tu flujo de caja y en la asistencia.
| Ejemplo ilustrativo | Mensualidad fija | Paquete de 8 clases |
|---|---|---|
| Precio para la alumna | $140.000 al mes, 2 clases por semana | $140.000 por 8 clases, vence a los 45 días |
| Ingreso predecible | Sí: sabes el día 1 cuánto vas a recaudar | No: depende de cuándo recompre cada alumna |
| Si la alumna falta | La academia no devuelve; la alumna pierde la clase | La clase queda para después, hasta el vencimiento |
| Riesgo de deserción | Se nota en la asistencia | Se nota cuando no recompra |
| Mejor para | Niños y grupos estables con montaje | Adultos con horarios cambiantes |
Las cifras son un ejemplo para comparar modelos, no precios del mercado. En los grupos infantiles que preparan una muestra, la mensualidad funciona mejor porque la coreografía necesita a las mismas alumnas todas las semanas. En SportMaps la mensualidad se cobra sola cada período; si un mes la alumna paga en efectivo en recepción, registras el pago manual con su comprobante y el cobro queda al día.
Asistencia y progreso del alumno
En una academia la asistencia importa por dos razones: porque las coreografías se arman con quien viene, y porque la inasistencia es el primer síntoma de retiro. Tómala en segundos por QR o a mano desde el celular de la profe. Para el progreso, cada academia define sus métricas: técnica (1 a 5), musicalidad (1 a 5), memoria coreográfica (sí/no por coreografía), flexibilidad (centímetros en un test fijo). Eso alimenta el informe mensual que reciben los papás, que en danza suele valer más que cualquier nota escolar porque muestra avance concreto.
Paso a paso
- Crea la academia y tus sedes o salones.
- Crea una categoría por estilo y, dentro, un grupo por nivel y horario con cupo.
- Configura matrícula, mensualidad y descuentos.
- Comparte el QR de inscripción en tu perfil de Instagram y en el salón.
- Publica la página web de la academia (4 diseños, botón de inscripción, en subdominio de sportmaps.co).
- Agenda los ensayos extra de la muestra en el calendario.
- Cobra el vestuario por catálogo con tiempo, no la semana de la función.
Planes
| Academia | Plan | Mensual | Anual (por mes) |
|---|---|---|---|
| Hasta 20 alumnos | Free Start | $0 | — |
| Hasta 50 | Escuela Start | $69.000 | $59.000 |
| Hasta 120 | Escuela Crecimiento | $99.000 | $89.000 |
| Hasta 300 | Escuela Pro | $159.000 | $139.000 |
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Ver planesPreguntas frecuentes
- ¿Una academia de danza necesita estar afiliada a una federación en Colombia?
- No. Las academias de danza funcionan en el ámbito cultural y no requieren reconocimiento deportivo. Si haces espectáculos con boletería para el público, revisa con tu contador las obligaciones de la Ley 1493 de 2011 sobre espectáculos públicos.
- ¿Qué pasó con el concurso del Festival Mundial de Salsa de Cali 2026?
- La Alcaldía de Cali informó que la edición 21 no hace el concurso en los términos previstos: tras el sismo del 10 de agosto, 61 de las 73 escuelas consultadas pidieron no competir en ese formato. Las 73 escuelas pasaron a una estrategia de circulación artística.
- ¿Cómo cobro el vestuario de la muestra de fin de año?
- Sepáralo de la mensualidad. En SportMaps puedes usar el catálogo de artículos para que el vestuario se sume al cobro del mes, o hacer un cobro puntual solo a los grupos que se presentan, con tiempo antes de la función.
- ¿SportMaps vende boletas para las presentaciones?
- No. SportMaps maneja alumnos, cobros, asistencia y avisos a las familias, pero no tiene boletería para el público. Para la taquilla de la muestra usa una plataforma de boletería.
- ¿Puede una alumna estar en dos grupos de danza?
- Sí. En SportMaps la misma ficha puede pertenecer a dos grupos, por ejemplo ballet y jazz, sin duplicar a la alumna, y el descuento por tomar dos estilos se puede configurar.