KPIs de una escuela deportiva: fórmulas de retención, churn, LTV, mora y ocupación
Las cinco métricas que dicen si tu escuela crece o se desangra, con la fórmula exacta, un ejemplo numérico y los errores que inflan los resultados.
Los cinco KPIs que una escuela deportiva debe medir cada mes son: retención (alumnos que siguen respecto a los que había al inicio), churn o tasa de retiro (su contrario), LTV o valor de vida del alumno (cuánto paga en promedio durante toda su permanencia), tasa de mora (qué parte de lo facturado no se ha pagado a tiempo) y ocupación por grupo (cupos usados sobre cupos disponibles). Con esos cinco números sabes si el problema es que no llegan alumnos, que se van, que no pagan o que tienes grupos vacíos.
En resumen
Mide siempre sobre la misma base: alumnos activos al primer día del mes, sin contar los que entraron durante el mes. Calcula la mora sobre lo facturado, no sobre lo cobrado. Y antes de abrir un grupo nuevo, revisa la ocupación de los que ya tienes.
Las cinco fórmulas en una tabla
| KPI | Fórmula | Qué responde |
|---|---|---|
| Retención mensual | (Activos al final del mes − Altas del mes) ÷ Activos al inicio del mes × 100 | ¿Cuántos de los que tenía se quedaron? |
| Churn mensual | Retiros del mes ÷ Activos al inicio del mes × 100 (equivale a 100 − retención) | ¿Qué parte de mi base pierdo cada mes? |
| LTV (valor de vida) | Mensualidad promedio × Permanencia promedio en meses (+ inscripción) | ¿Cuánto vale traer un alumno nuevo? |
| Tasa de mora | Valor vencido sin pagar ÷ Valor facturado del periodo × 100 | ¿Qué parte de lo que cobré no ha entrado? |
| Ocupación por grupo | Alumnos inscritos en el grupo ÷ Cupo máximo del grupo × 100 | ¿Dónde me sobran o me faltan cupos? |
Fuente: fórmulas estándar de métricas de suscripción adaptadas a escuelas deportivas por SportMaps. La permanencia promedio se aproxima como 1 ÷ churn mensual (en meses) cuando el churn es estable.
1. Retención y churn: el par que más importa
La retención mide cuántos alumnos que ya tenías siguen contigo. El error más común es mezclar altas con permanencias: si empezaste el mes con 100 alumnos, se fueron 8 y entraron 10, terminas con 102, pero tu retención no es 102 %. Es 92 %, porque de los 100 originales quedaron 92. El churn es el 8 %.
Ejemplo ilustrativo: una escuela de fútbol empieza marzo con 120 alumnos activos. Durante el mes entran 9 y se retiran 6. Termina con 123. Retención = (123 − 9) ÷ 120 × 100 = 95 %. Churn = 6 ÷ 120 × 100 = 5 %.
Mide el churn por mes y también por temporada. En Colombia el retiro se concentra en momentos concretos: el regreso de vacaciones de mitad de año, el inicio del calendario escolar y diciembre. Un churn mensual de 5 % parece poco, pero sostenido durante 12 meses significa que, sin nuevas inscripciones, terminarías el año con alrededor del 54 % de la base (0,95 elevado a 12).
Qué contar como retiro
- Cuenta como retiro al alumno que tú o la familia dieron de baja, no al que está en mora. La mora es otro indicador.
- Una pausa de vacaciones acordada no es retiro; regístrala aparte para no inflar el churn.
- Si un alumno cambia de grupo o de sede dentro de la misma escuela, no es retiro.
- Si un hermano se va y el otro sigue, cuenta un retiro, no dos ni cero.
2. LTV: cuánto vale un alumno
El LTV responde cuánto puedes gastar, como máximo, en conseguir un alumno nuevo (publicidad, clase de cortesía, descuento de inscripción). La fórmula simple es mensualidad promedio por meses de permanencia, más la inscripción si la cobras.
Ejemplo ilustrativo: mensualidad promedio de $150.000, churn mensual de 5 % (permanencia promedio ≈ 1 ÷ 0,05 = 20 meses) e inscripción de $100.000. LTV = $150.000 × 20 + $100.000 = $3.100.000. Si el margen después de pagar entrenadores y cancha es del 35 %, el LTV en margen es cerca de $1.085.000.
Para calibrar la permanencia hay un dato externo útil: según la encuesta nacional a padres del Aspen Institute (Project Play, 2019, 1.032 padres en Estados Unidos), el niño promedio deja un deporte después de 2,86 años de practicarlo. Si tu permanencia promedio calculada supera con mucho esa cifra, revisa que no estés contando como activos a alumnos que en realidad ya se fueron.
3. Tasa de mora: sobre lo facturado, no sobre lo cobrado
La tasa de mora es el valor vencido sin pagar dividido por el valor facturado del periodo. Usa valores en pesos, no número de alumnos: tres mensualidades de arqueros o de grupos de competencia no pesan lo mismo que tres de iniciación. Y separa mora corta (1 a 30 días) de mora larga (más de 30): la primera suele ser olvido; la segunda, una conversación pendiente.
Ejemplo ilustrativo: en abril facturaste $18.000.000. Al día 15 hay $2.700.000 vencidos sin pagar. Tasa de mora = 2.700.000 ÷ 18.000.000 × 100 = 15 %. Si $1.900.000 tienen menos de 30 días y $800.000 más de 30, tu mora larga es 4,4 %.
Lo que más baja la mora corta no es el recargo, sino recordar a tiempo y facilitar el pago. Por eso en SportMaps los recordatorios de cobro salen automáticos por correo y WhatsApp con un enlace corto de pago (PSE, Nequi, tarjetas) que la familia abre sin iniciar sesión. El recargo por mora es opcional y lo define cada escuela; la mora no cancela automáticamente al atleta.
4. Ocupación por grupo
La ocupación es alumnos inscritos sobre cupo máximo del grupo. Es la métrica que más dinero esconde, porque tu costo de entrenador y cancha es casi fijo por grupo: un grupo al 50 % cuesta casi lo mismo que uno al 100 %.
| Grupo (ejemplo ilustrativo) | Inscritos | Cupo | Ocupación | Lectura |
|---|---|---|---|---|
| Sub-8 martes y jueves | 18 | 20 | 90 % | Casi lleno: abrir lista de interesados |
| Sub-10 lunes y miércoles | 11 | 20 | 55 % | Fusionar o empujar captación |
| Sub-12 sábados | 20 | 20 | 100 % | Lleno: considerar subir precio o abrir otro |
| Arqueros | 4 | 8 | 50 % | Normal en grupos especializados |
Mide también la asistencia real sobre inscritos. Un grupo puede estar al 100 % de inscritos pero con 60 % de asistencia promedio, y esa caída suele anticipar un retiro. Si tomas asistencia por QR o con torniquetes, el dato sale solo.
Datos reales para calibrar tus supuestos
| Dato | Valor | Fuente |
|---|---|---|
| Edad promedio a la que un niño deja un deporte | Hacia los 11 años | Aspen Institute, Project Play, encuesta nacional a padres 2019 |
| Tiempo promedio en un deporte antes de dejarlo | 2,86 años | Aspen Institute, Project Play 2019 |
| Motivo principal de retiro | Dejó de divertirse o perdió interés (36 %) | Aspen Institute, Project Play 2019 |
| Niños y adolescentes que dejan el fútbol organizado de una temporada a otra | Entre 18 % y 36 % según el estudio | Temple y Crane (2018), revisión sistemática sobre fútbol |
| Escolares colombianos de 5 a 12 años que cumplen la recomendación de actividad física | 31,1 % | ICBF, ENSIN 2015 |
Fuente: Aspen Institute Project Play (projectplay.org, 2019); Temple, V. A. y Crane, J. R. (2018), revisión sobre abandono del fútbol organizado; ICBF, Encuesta Nacional de la Situación Nutricional ENSIN 2015. Son referencias externas, no promedios del mercado colombiano de escuelas; úsalas para detectar si tus números son razonables.
Cómo montar el tablero en 5 pasos
- Fija el corte: el primer día de cada mes congela la lista de alumnos activos.
- Registra cada alta y cada retiro con fecha y motivo (precio, horario, cambio de ciudad, perdió interés, lesión).
- Al cierre del mes, cruza lo facturado contra lo pagado y separa mora corta y larga.
- Calcula la ocupación de cada grupo y márcalo en verde (más de 80 %), amarillo (50 a 80 %) o rojo (menos de 50 %).
- Compara con el mismo mes del año anterior, no solo con el mes pasado: la estacionalidad engaña.
Cuándo NO obsesionarte con estos números: si tienes menos de 30 alumnos, un solo retiro mueve el churn más de 3 puntos. Mira tendencias de tres meses, no el dato de un mes.
Qué hacer con cada resultado
- Churn alto con mora baja: el problema no es el precio, es la experiencia. Revisa motivos de retiro y asistencia por grupo.
- Mora alta con churn bajo: las familias quieren seguir, pero se te olvida cobrar o pagar es difícil. Automatiza recordatorios y ofrece pago en línea.
- Ocupación baja en varios grupos: antes de invertir en publicidad, fusiona grupos y libera horas de cancha.
- LTV alto y ocupación alta: tienes margen para invertir en captación o para abrir sede.
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Ver planesPreguntas frecuentes
- ¿Cómo se calcula la retención de alumnos en una escuela deportiva?
- Toma los alumnos activos al final del mes, réstale los que entraron durante el mes y divide entre los activos al inicio. Multiplica por 100. Si empezaste con 120, entraron 9 y terminaste con 123, la retención es (123 − 9) ÷ 120 = 95 %.
- ¿Qué es un churn normal para una escuela de fútbol?
- No hay un promedio público confiable para escuelas en Colombia. Como referencia, una revisión sobre fútbol organizado (Temple y Crane, 2018) encontró que entre 18 % y 36 % de los niños deja de una temporada a otra. Compara tu churn contigo mismo mes a mes y contra el mismo mes del año anterior.
- ¿Cómo calculo la tasa de mora de mi escuela?
- Divide el valor vencido sin pagar entre el valor facturado del mismo periodo y multiplica por 100. Hazlo en pesos, no en número de alumnos, y separa la mora de menos de 30 días de la de más de 30.
- ¿Qué es el LTV y para qué le sirve a una academia?
- Es el valor total que paga un alumno durante su permanencia: mensualidad promedio por meses que se queda, más la inscripción. Te dice cuánto puedes gastar como máximo en conseguir un alumno nuevo sin perder plata.
- ¿Cuándo conviene abrir un grupo nuevo?
- Cuando los grupos de esa edad y horario están por encima del 80 % de ocupación y tienes interesados esperando. Si hay grupos por debajo del 50 %, primero fusiona o llénalos: cada grupo nuevo suma costo de entrenador y cancha.