Cómo contratar entrenadores por prestación de servicios sin crear un contrato laboral (Colombia 2026)
Cuándo un entrenador puede ser contratista y cuándo es empleado, cuánto paga de seguridad social sobre el 40 %, qué revisa la UGPP y qué debe decir el contrato.
Puedes contratar entrenadores por prestación de servicios solo si de verdad trabajan con autonomía: deciden cómo dar la sesión, no cumplen órdenes continuas ni horario de oficina y pueden trabajar para otros. Si les fijas jornada, los mandas y sancionas como a un empleado y les pagas un sueldo fijo cada mes, la ley presume que hay contrato de trabajo, sin importar cómo se llame el papel. En los dos casos, el contratista debe cotizar a salud, pensión y riesgos laborales sobre al menos el 40 % de lo que le pagas, y tú debes verificarlo antes de pagar.
En resumen
Lo que define el contrato no es el nombre, sino cómo trabaja la persona. Prestación de servicios sirve para entrenadores por horas o por grupo con autonomía; un coordinador de tiempo completo que recibe órdenes es, casi siempre, un empleado. Pide la planilla de seguridad social pagada antes de cada pago.
Guía orientativa con normas vigentes a octubre de 2026; no es asesoría legal ni contable. Las reglas de cotización cambian; confirma cada caso con un contador o abogado laboral.
Lo que dice la ley: los tres elementos del contrato de trabajo
El artículo 23 del Código Sustantivo del Trabajo (modificado por la Ley 50 de 1990) dice que hay contrato de trabajo cuando concurren tres elementos: actividad personal del trabajador, continuada subordinación o dependencia (el empleador puede exigirle cumplir órdenes en cualquier momento) y un salario como retribución. Cuando están los tres, hay contrato laboral y no deja de serlo por el nombre que se le dé.
El artículo 24 agrega una presunción: toda relación de trabajo personal se presume regida por un contrato de trabajo. En la práctica, si un entrenador demanda y prueba que prestó el servicio personalmente, le toca a la escuela demostrar que no había subordinación (así lo ha aplicado la Corte Suprema, por ejemplo en la sentencia SL1166 de 2018). Por eso se habla de contrato realidad.
Señales de subordinación: la tabla para revisar tu caso
| Señal | Apunta a prestación de servicios | Apunta a contrato laboral |
|---|---|---|
| Horario | Se pacta el grupo y la franja; el entrenador organiza su agenda | Horario fijo de entrada y salida, con control y descuentos por llegar tarde |
| Cómo se hace el trabajo | El entrenador define la metodología con base en objetivos acordados | Se le dan órdenes continuas sobre cómo y qué hacer en cada sesión |
| Exclusividad | Puede trabajar con otras escuelas o clubes | Se le prohíbe trabajar para otros |
| Pago | Honorarios por grupo, sesión u horas, contra cuenta de cobro o factura | Sueldo fijo mensual igual, se trabaje lo que se trabaje |
| Disciplina | Incumplimiento = terminación o penalidad pactada en el contrato | Llamados de atención, memorandos, sanciones disciplinarias |
| Tareas | Las del objeto del contrato | Cualquier tarea que se le asigne (recepción, aseo, cobranza) |
Ninguna señal sola decide. Pedirle a un entrenador que cumpla el horario del grupo es normal: el grupo entrena a las 4 p. m. Lo que pesa es el conjunto: si además le pones uniforme de staff, le llevas control de horas, le asignas tareas administrativas y lo sancionas, se parece mucho a un empleado.
Seguridad social del contratista: el 40 %
El Decreto 1273 de 2018 fija que el ingreso base de cotización (IBC) de los contratistas por prestación de servicios personales es como mínimo el 40 % del valor mensualizado del contrato, sin IVA, y nunca menos de un salario mínimo ni más de 25. El contratista paga mes vencido. Las tarifas son: salud 12,5 %, pensión 16 % y riesgos laborales según la clase de riesgo (0,522 % en clase I).
Sobre riesgos laborales: la Ley 1562 de 2012 obliga a afiliar a la ARL a los contratistas con contratos de más de un mes. Según el Decreto 723 de 2013, en riesgos I a III paga el contratista; en riesgos IV y V paga el contratante. La clase de riesgo de un entrenador la asigna la ARL según la actividad; confírmala al afiliarlo.
Dos ejemplos con el salario mínimo de 2026 ($1.750.905)
| Concepto | Contrato de $2.000.000/mes | Contrato de $5.000.000/mes |
|---|---|---|
| 40 % del contrato | $800.000 | $2.000.000 |
| IBC aplicado | $1.750.905 (sube al mínimo) | $2.000.000 |
| Salud 12,5 % | $218.863 | $250.000 |
| Pensión 16 % | $280.145 | $320.000 |
| ARL clase I 0,522 % | $9.140 | $10.440 |
| Total que paga el contratista | $508.148 | $580.440 |
Fuente: cálculo propio con el Decreto 1273 de 2018, el Decreto 1469 de 2025 (salario mínimo 2026) y las tarifas vigentes de cotización. Mira el primer caso: un entrenador que factura $2.000.000 paga más del 25 % en seguridad social porque el IBC no puede bajar del mínimo. Es una de las razones por las que muchos entrenadores de medio tiempo prefieren varios contratos o un contrato laboral de tiempo parcial. Tenlo en cuenta al negociar honorarios.
La UGPP: qué revisa y por qué te importa
La UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales) fiscaliza que los aportes a la seguridad social se paguen completos. Puede requerir a contratistas que no cotizaron sobre su base real y a empleadores que tienen trabajadores disfrazados de contratistas. Hoy el pago de los aportes está a cargo del propio contratista, mes vencido, pero el contratante debe verificar que se pagaron antes de pagar los honorarios. Guarda la planilla PILA de cada mes junto con la cuenta de cobro.
Cláusulas mínimas del contrato de prestación de servicios
- Objeto concreto: dirigir el grupo [CATEGORÍA] en [DEPORTE], [N] sesiones semanales, con un plan de entrenamiento que el contratista propone.
- Autonomía técnica: el contratista define la metodología; la escuela fija objetivos y estándares de seguridad, no órdenes diarias.
- Plazo y valor: duración, honorarios por sesión o por grupo y forma de pago contra cuenta de cobro o factura.
- Seguridad social: el contratista acredita cada mes el pago de salud, pensión y ARL sobre el IBC legal como condición para el pago.
- No exclusividad: el contratista puede prestar servicios a terceros, salvo con competidores directos durante la vigencia, si así se pacta.
- Protección del menor: obligación de cumplir el reglamento interno, sin contacto privado con menores por redes personales.
- Datos personales y confidencialidad: uso de los datos de deportistas solo para el servicio.
- Terminación: causales, preaviso y entrega de información al terminar.
Paso a paso para contratar a un entrenador
- Define el alcance: grupos, frecuencia, metas de la temporada.
- Pide hoja de vida, certificados de formación y referencias de otras escuelas o clubes.
- Haz una sesión de prueba observada con un grupo real.
- Revisa antecedentes: es una buena práctica cuando la persona va a trabajar con menores de edad.
- Firma el contrato antes de la primera sesión, con el reglamento interno como anexo.
- Pide la constancia de afiliación a salud, pensión y ARL.
- Cada mes, recibe la cuenta de cobro o factura junto con la planilla pagada, y luego paga.
Cuándo NO conviene la prestación de servicios
- El coordinador deportivo o administrativo de tiempo completo que recibe instrucciones diarias.
- La persona de recepción o cobranza con horario fijo.
- El entrenador que trabaja solo para ti, todos los días, con sueldo fijo y a quien supervisas como a un empleado.
En esos casos lo honesto, y lo más barato a largo plazo, es un contrato laboral (puede ser de tiempo parcial). Una demanda por contrato realidad puede incluir prestaciones sociales, vacaciones, aportes con intereses y sanciones.
Dónde ayuda SportMaps
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Ver herramientas para entrenadoresPreguntas frecuentes
- ¿Puedo contratar a un entrenador por prestación de servicios?
- Sí, si trabaja con autonomía: define su metodología, no recibe órdenes continuas ni tiene horario de oficina y puede trabajar con otros. Si hay subordinación, horario controlado y sueldo fijo, la ley presume un contrato de trabajo aunque el papel diga otra cosa.
- ¿Sobre cuánto cotiza seguridad social un entrenador contratista?
- Sobre el 40 % del valor mensual del contrato, sin IVA, con un mínimo de un salario mínimo ($1.750.905 en 2026) y un máximo de 25. Paga salud 12,5 %, pensión 16 % y ARL según la clase de riesgo, 0,522 % en clase I.
- ¿Quién paga la ARL de un contratista?
- Para contratos de más de un mes, en riesgos I a III la paga el contratista y en riesgos IV y V la paga el contratante, según la Ley 1562 de 2012 y el Decreto 723 de 2013. La clase de riesgo la asigna la ARL según la actividad.
- ¿Qué es el contrato realidad?
- Es cuando un contrato se llama de prestación de servicios pero en la práctica hay actividad personal, subordinación y salario. En ese caso un juez puede declarar que existió un contrato de trabajo y ordenar pagar prestaciones, vacaciones y aportes.
- ¿Qué revisa la UGPP a una escuela deportiva?
- Que los aportes a seguridad social se paguen completos y sobre la base correcta, tanto de empleados como de contratistas. Por eso conviene pedir y guardar la planilla PILA pagada de cada contratista antes de pagarle los honorarios.