Cómo registrar un pago manual (efectivo o transferencia)
Cuando un padre te paga en efectivo o por transferencia, registra el pago en SportMaps para cerrar la deuda y notificar automáticamente.
Cuando un padre o atleta te paga directamente — ya sea en efectivo en la escuela o por transferencia bancaria — puedes registrar ese pago en SportMaps para que: (1) el estudiante aparezca como 'Al día', (2) desaparezca de la lista de Recordatorios de cobro, (3) el padre reciba notificación + correo de confirmación, y (4) el pago quede en el historial financiero.
Cómo registrar un pago
Menú: Gestión de Pagos → Cobros
Paso 1 — Abrir el formulario
Haz clic en el botón 'Registrar pago' en la parte superior derecha de la página de Gestión de Pagos.
Paso 2 — Seleccionar el método de pago
| Botón | Cuándo usarlo |
|---|---|
| Efectivo (verde) | El padre pagó en persona con dinero en efectivo |
| Transferencia (azul) | El padre hizo una transferencia o consignación bancaria |
Paso 3 — Seleccionar el estudiante
Abre el desplegable 'Estudiante / Atleta' y selecciona a quien corresponde el pago. Si el estudiante es menor de edad, verás el nombre del acudiente entre paréntesis.
Paso 4 — Completar los datos del pago
| Campo | Qué poner |
|---|---|
| Concepto de pago | Describe qué se está pagando. Por defecto: 'Mensualidad' (editable). Ej: 'Uniforme', 'Torneo', 'Inscripción' |
| Monto ($ COP) | El valor que recibiste. Escribe solo el número sin puntos ni signos |
| Fecha del pago | La fecha en que recibiste el dinero. Por defecto: hoy (editable) |
Paso 5 — Confirmar
Haz clic en 'Guardar y confirmar'.
Qué pasa cuando confirmas
- Salda la deuda completa — si el estudiante tenía pagos pendientes o vencidos, TODOS se marcan como pagados
- Si no había deuda — se crea un nuevo registro de pago con estado 'Pagado'
- Notificación al padre — si el padre tiene cuenta en SportMaps, recibe notificación in-app
- Correo de confirmación — si tiene email registrado, recibe correo automático
- Historial actualizado — el pago aparece en 'Historial' con el método (CASH o TRANSFER) y referencia única
Dónde se reflejan los cambios
| Sección | Antes | Después |
|---|---|---|
| Estudiantes | Badge rojo 'Vencido' o amarillo 'Pendiente' | Badge verde 'Al día' |
| Recordatorios | Aparece en lista con días de mora | Desaparece de la lista |
| Historial de pagos | Solo mostraba cobro pendiente | Muestra el pago como 'Pagado' |
| Estadísticas | No sumaba en ingresos | Se suma a 'Pagos exitosos' |
Preguntas frecuentes específicas
Un padre me pagó pero tiene varios cobros pendientes, ¿qué hago?
Solo registra UN pago. El sistema automáticamente marca TODOS los cobros pendientes y vencidos de ese estudiante como pagados.
¿Cuál es la diferencia entre 'Registrar pago' y el pago online?
| Registro manual | Pago online (Wompi/link) |
|---|---|
| La escuela registra el pago | El padre paga desde su celular |
| Se marca pagado al instante | 'Pendiente' hasta que el gateway confirma |
| Para efectivo y transferencias ya recibidas | Para pagos con tarjeta o PSE |
¿Puedo registrar un monto diferente al cobro original?
Sí. El sistema registra el monto que ingreses. Si el cobro original era $35.000 y el padre pagó $40.000, puedes registrar $40.000. El sistema guarda el monto pagado sin importar el valor original del cobro.
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